10-minutengesprekken: 10 tips voor fijne rapportgesprekken

Ryanne

De 10-minutengesprekken, een belangrijk moment. Sommige rapportgesprekken gaan makkelijk, andere moeizaam. Soms heb je best pittige dingen te bespreken. En dat allemaal in 10 minuten! Niet te doen eigenlijk, maar misschien toch iets beter met deze tips. We hebben de beste 10 voor je verzameld. Of nee, we konden die 11e toch ook niet laten.
(bent u geen leerkracht maar ouder? Lees dan: 8 tips van leerkrachten aan ouders)

Voor het 10-minutengesprek

1. Doe aan verwachtingsmanagement

Wees in de periode voor de gesprekken al een paar keer duidelijk over het doel van het 10-minutengesprek. Zeker als het gaat om de moeilijke gesprekken. Het is aan jou om de hoge verwachtingen van de ouders die jou eindelijk te spreken krijgen te temperen. Wees vooraf dus zo duidelijk mogelijk dat je echt maar 10 minuten hebt. En dat het gaat om de voortgang van het kind.

2. Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Echt. Ga de gesprekken nooit onvoorbereid in. Schrijf per leerling 3 punten op die je echt wil bespreken. Een van die punten is positief; daar begin je mee. Zorg dat je al een tijdje in je lokaal zit als de eerste ouders er zijn. Dat zorgt ervoor dat je meer in control bent. Het is jouw ruimte, de ouders zijn op bezoek. Als jij rustig bent, heeft dat veel invloed op de ouders.

3. Bekijk je klaslokaal door de ogen van de ouders

Jij en de leerlingen zijn bijna elke dag in je lokaal en weten precies waar alles ligt. De ouders kennen het lokaal lang niet zo goed! Stel je voor dat je de ouder bent. Wat valt je op in het lokaal? Zie je genoeg leuke dingen die door de kinderen gemaakt zijn? Voelt het er fijn en is het netjes? Net even een extra beetje opruimen geeft een heel fijne eerste indruk. Ook voor jezelf! Bedenk ook dat ouders waarschijnlijk een beetje zenuwachtig zijn. Stel ze op hun gemak als ze binnenkomen. En denk ook aan de gang bij de klas. Wat is hun eerste indruk?

Tijdens het 10-minutengesprek

4. Wees duidelijk in het gesprek

Van sommige gesprekken weet je: die gaan niet vanzelf. Duidelijkheid helpt dan. Vertel goed wat de bedoeling is van dit gesprek en dat de tijd zeer kort is. Vertel wat jij van tevoren hebt bedacht om te vertellen. Belangrijk: toets daarna of de ouders dit beeld herkennen. Hoe duidelijker je bent, hoe beter je het gesprek kunt afronden zonder dat de ouders met een onaf gevoel weggaan. Dit vereist veel oefening, maar als je het onder de knie hebt, worden jullie er allebei blij van.

5. Het gaat om dit kind, niet om anderen

Sommige ouders komen met verhalen over andere kinderen of andere ouders. Daar willen ze iets over kwijt, misschien uit bescherming van hun eigen kind. Probeer het gesprek dan meteen naar het eigen kind terug te leiden. Binnen de 10 minuten moet je grenzen stellen. Bovendien is het niet netjes en integer om het over andere kinderen te hebben. Over andere kinderen praten kan op een ander moment, met de andere ouders erbij.

6. Begin altijd positief (minstens 1 minuut!)

Of een 10-minutengesprek nou ingewikkeld is of makkelijk gaat, begin altijd positief. Vertel bijvoorbeeld een leuke anekdote over de leerling, iets wat hij of zij heel goed kan of iets wat beter gaat dan de vorige keer. Belangrijk: ga ook na of de ouders dit goed in zich opnemen. Geef ze even de tijd om dit echt te horen. Zeker ouders die zenuwachtig zijn of ouders die zelf een belangrijk punt meenemen naar het gesprek zijn misschien geneigd om minder goed te luisteren.

7. Het Squla-rapport: een leuke ingang

Gebruikt de leerling Squla thuis? Dan kunnen de ouders zien hoeveel hun kind is opgeschoten met de vakken door de games en quizzen van Squla. Wist je dat je als leerkracht nu ook de Squla-voortgang per leerling kan inzien? Dit kan een luchtige manier zijn om de voortgang te bespreken. Of om het gesprek positief te beginnen. Als het kind Squla alleen in de klas gebruikt (en niet thuis), kan het ook leuk zijn om het rapport te laten zien. Dan krijgt de ouder een beter idee van wat het kind in de klas allemaal doet.

 

8. School versus thuis

Een belangrijk punt in het 10-minutengesprek is natuurlijk wat de ouders thuis kunnen (of moeten) doen om hun kind op school te ondersteunen. Vraag eerst wat de ouders al doen, voordat je met oplossingen en suggesties komt. Luister goed naar wat ze zeggen. Bedenk van tevoren ook goed wat je van de ouders verwacht of kunt verwachten.

Na het 10-minutengesprek

9. Kom je er niet uit? Maak een nieuwe afspraak

Merk je dat het gesprek niet lekker gaat? Jij bent degene die dan het voortouw moet nemen. Ga geen verhitte discussies aan. Gebruik, als de emoties hoog oplopen, dit mantra: “Laten we een nieuwe afspraak maken om dit te bespreken. Dit is te belangrijk om in 10 minuten te moeten doen.” Zo blijf je zelf rustig en krijgen de ouders bevestiging dat hun kwestie belangrijk is. Doe dit natuurlijk alleen als je er echt niet uitkomt. Merk je dat dit toch vaker gebeurt? Zie dan punt 1.

10. Onzeker? Helemaal niet raar! Volg een training

Zo! Dat is niet niks, al deze vaardigheden. Het lijkt wel alsof je een topmanager bent die is ingehuurd voor de lastige klussen. Terwijl je de pabo deed om lekker voor de klas te staan! Het is helemaal niet gek dat je soms onzeker wordt van de 10-minutengesprekken of dat je ertegenop ziet. Praat erover met collega’s of vraag de leiding eens of je een cursus mag volgen. Dan krijg je een aantal praktische handvatten waarmee je een stuk sterker in je schoenen staat.

11. Extra tip: geniet!

De nadruk ligt vaak op de lastige gesprekken. Terwijl sommige gesprekken als vanzelf gaan. En andere gesprekken jou soms ineens veel meer inzicht geven. En na sommige gesprekken zit je ineens bomvol energie! Misschien word je soms zelfs verlegen van de complimenten die je krijgt. De bevestiging die je krijgt, kan je hart verwarmen. Kortom, als extra tip: probeer ook van de gesprekken te genieten. Ze kunnen echt het verschil maken. Net zoals jij.

 

Wist je dat jij en je leerlingen Squla gratis in de klas kunnen gebruiken?
Aanmelden